Kodeks Etyki w Biznesie
Opis zasad
Każdy pracownik MediCertLab jest zobowiązany do dokładnego zapoznania się z Kodeksem Etyki w Biznesie oraz do konsekwentnego stosowania zawartych w nim zasad i norm w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz działań podejmowanych w imieniu Spółki. Ponadto, pracownicy MediCertLab mają obowiązek:
– kierować się w codziennej pracy fundamentalnymi wartościami wyznaczonymi przez MediCertLab,
– w każdej sytuacji postępować zgodnie z Wartościami MediCertLab,
– znać i przestrzegać obowiązujące procedury Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz wewnętrznych regulacji,
– postępować uczciwie, zgodnie z obowiązującym prawem oraz powszechnie akceptowanymi standardami etycznymi,
– działać w duchu fair play, utrzymując zasady uczciwej konkurencji oraz budując partnerskie relacje z podmiotami współpracującymi,
– reprezentować Spółkę z należytą godnością, dbając o jej renomę oraz pozytywny wizerunek marki i pracowników.
Wartości stanowią fundament kultury organizacyjnej Spółki i wyznaczają kierunki postępowania, które wspierają realizację wspólnych celów. Są one przewodnikiem dla pracowników na wszystkich szczeblach organizacji, pomagając im podejmować właściwe decyzje w pracy.
Poufność, ochrona informacji i własności intelektualnej.
MediCertLab i jej pracownicy zobowiązani są do ochrony poufności wszystkich informacji pozyskanych od klientów oraz powstałych podczas realizacji usług laboratoryjnych, weryfikacji, certyfikacji i innych. Informacje te są odpowiednio zabezpieczone i nie są ujawniane bez uprawnienia. Wymagania dotyczące poufności i ochrony praw własności opisane są w procedurze Polityka ochrony praw własności Klienta i zachowania poufności.
Bezstronność.
MediCertLab i jej pracownicy zobowiązani są do obiektywnego i bezstronnego świadczenia usług oferowanych przez MediCertLab. Podstawowe zasady działania są opisane w Deklaracji Bezstronności.
Zapobieganie korupcji i konfliktowi interesów.
Pracownicy MediCertLab powinni unikać wszelkich sytuacji i działań, które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów, czyli sprzeczności między ich osobistymi korzyściami a dobrem firmy.
W MediCertLab obowiązuje całkowity zakaz wszelkich praktyk korupcyjnych, w tym zarówno przyjmowania, jak i oferowania łapówek oraz innych form korzyści majątkowych i niemajątkowych.
Przyjmowanie i wręczanie prezentów są dozwolone wyłącznie w formie symbolicznych upominków reklamowych o niskiej wartości, które nie mogą być postrzegane jako korzyść majątkowa ani wpływać na decyzje lub faworyzować obdarowaną stronę.
Otwartość i niedyskryminacja.
MediCertLab zapewnia Klientom publiczny dostęp do informacji, polityk i procedur dotyczących oferowanych usług, w tym informacji o:
– procesach, wymaganiach, wszelkich zmianach i opłatach oferowanych programów weryfikacyjnych,
– procedurach oceny, zasadach i procedurach udzielania, utrzymywania, rozszerzania lub ograniczania zakresu, zawieszania, cofania lub odmowy, wszelkich zmianach i opłatach oferowanych programów certyfikacji,
– procesach postepowania ze skargami i odwołaniami.
Sposób zarządzania politykami i procedurami jest niedyskryminujący, a oferowane usługi są udostępnione dla wszystkich zainteresowanych.
Ponadto Jednostka Weryfikująca:
– utrzymuje i przekazuje na żądanie informacje o swoich działaniach i sektorach, w których działa,
– przekazuje klientom na żądanie informacje o statusie danego oświadczenia weryfikacyjnego oraz swoja politykę dotyczącą swoich oświadczeń, do których klient jest upoważniony w przypadku powoływania się na weryfikację i stosowanie znaków weryfikacyjnych w odniesieniu do deklaracji poddanej weryfikacji,
– zastrzega sobie prawo odmowy weryfikacji deklaracji klienta, gdy zidentyfikowano zagrożenie dla bezstronności, klient nie spełnia wymagań weryfikacyjnych, jednostka nie posiada odpowiednich zasobów i kompetencji lub pojawiły się nowe fakty mogące wpłynąć na oświadczenie weryfikacyjne.
Dodatkowo Jednostka Certyfikująca:
– informuje o swoich zakończonych procesach oceny i statusie certyfikacji (tj. o udzieleniu, utrzymaniu, rozszerzeniu lub ograniczeniu zakresu, zawieszeniu, cofnięciu lub odmowie certyfikacji),
– udostępnia na życzenie klientom, z którymi zawarła umowę na podjęcie działań certyfikujących, informacje związane z daną certyfikacją oraz spis praw i obowiązków (w tym wymagania, restrykcje lub ograniczenia) dotyczących wykorzystania nazwy jednostki certyfikującej i znaku certyfikacji oraz sposobów powoływania się na przyznany certyfikat,
– zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia wniosku lub utrzymania umowy o certyfikację, gdy działania klienta są nielegalne, wykryto niezgodności z wymaganiami certyfikacyjnymi lub jednostka nie posiada odpowiednich zasobów i kompetencji.
Ochrona konkurencji, współpraca z dostawcami i partnerami.
MediCertLab nawiązuje współpracę wyłącznie z podmiotami, których działalność jest całkowicie zgodna z obowiązującym prawem oraz standardami etycznymi, nie budząc żadnych wątpliwości co do ich legalności.
Wybór dostawców i partnerów biznesowych opiera się na obiektywnych kryteriach, które gwarantują, że współpracujące firmy działają zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, przestrzegają przepisów prawa, dbają o prawa pracowników oraz troszczą się o ochronę środowiska.
Aby minimalizować ryzyko współpracy z podmiotami objętymi sankcjami lub znajdującymi się na czarnych listach, MediCertLab przeprowadza szczegółowy monitoring i weryfikację dostawców, podwykonawców oraz partnerów przed zawarciem umów, listów intencyjnych czy porozumień.
Zarówno MediCertLab jak i jej pracownicy przestrzegają zasad wolnej konkurencji na wszystkich rynkach.
MediCertLab oraz jej personel ściśle stosują przepisy antymonopolowe oraz normy wynikające z ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, unikając wszelkich praktyk ograniczających wolną konkurencję, takich jak zmowy czy nadużycia pozycji rynkowej.
Współpraca z konkurencyjnymi podmiotami w celu realizacji wspólnych przedsięwzięć biznesowych może być podjęta wyłącznie po uprzedniej analizie i zatwierdzeniu przez władze Spółki.
Odpowiedzialność.
MediCertLab odpowiada za dostarczanie rzetelnych, wiarygodnych i sprawdzonych wyników oferowanych usług.
Jednostka Laboratorium odpowiada za dostarczanie precyzyjnych i dokładnych wyników badań uzyskiwanych przy zastosowaniu zwalidowanych metod analitycznych oraz spójności pomiarowej.
Jednostka Weryfikująca odpowiada za to by oświadczenie weryfikacyjne było oparte na wystarczających i odpowiednich dowodach obiektywnych.
Jednostka Certyfikująca odpowiedzialna jest za uzyskanie wystarczających dowodów obiektywnych, na których ma być oparta decyzja w sprawie certyfikacji.
Klienci Spółki odpowiadają za jakość próbki do badań, dostarczoną deklarację i jej zgodność z wymaganiami oraz za spełnienie wymagań certyfikacyjnych.
Zgłaszanie nieprawidłowości.
W przypadku wątpliwości co do zgodności działania z obowiązującymi normami i przepisami, pracownik lub zauważy konflikt interesów, powinien zwrócić się o wyjaśnienia do przełożonego.
Wszystkie zgłoszenia muszą być udokumentowane na piśmie, a zgłaszający może zachować anonimowość. Analiza zgłoszeń prowadzona jest z zachowaniem staranności, obiektywizmu i poufności. Brak reakcji na znane nieprawidłowości może skutkować konsekwencjami służbowymi. Pracownicy zgłaszający nieprawidłowości są chronieni przed działaniami odwetowymi, natomiast fałszywe zgłoszenia składane w złej wierze mogą skutkować sankcjami dyscyplinarnymi.
Zobowiązania Spółki.
MediCertLab zobowiązuje się do kreowania środowiska pracy, które aktywnie wspiera przestrzeganie kodeksu etyki oraz promuje zachowania zgodne z wartościami organizacji. Zapewnia także odpowiednie zabezpieczenia finansowe, takie jak ubezpieczenia czy rezerwy, które pokrywają zobowiązania związane z świadczonymi usługami. Nadzór nad wdrażaniem i przestrzeganiem kodeksu sprawuje Prezes Zarządu.
W trosce o zgodność działań z prawem, MediCertLab zobowiązuje się do regularnego przekazywania pracownikom niezbędnej wiedzy prawnej dotyczącej ich obowiązków oraz ogólnych regulacji obowiązujących w sektorze. Ponadto, MediCertLab dba o to, aby wszyscy pracownicy zostali zapoznani z niniejszym kodeksem, który jest na bieżąco aktualizowany i łatwo dostępny, a każdy pracownik potwierdza swoje zobowiązanie do jego przestrzegania poprzez podpisanie odpowiedniego oświadczenia.