Polityka ochrony praw własności Klienta i zachowania poufności.
Zachowanie poufności.
MediCertLab i jej pracownicy zapewniają ochronę poufności wszystkich informacji pozyskanych od Klientów oraz wytworzonych w związku z realizowanymi usługami. Informacje poufne uzyskane lub wytwarzane podczas tych działań są zabezpieczane i nie są nieodpowiednio ujawniane.
Również informacje o Kliencie uzyskane z innych źródeł niż klient (np. od składających skargę lub urzędów publicznych) są traktowane jako poufne. Dostawca (źródło) tych informacji zostaje objęty poufnością i nie jest ujawniany, chyba że wyrazi na to zgodę.
Pracownicy i inne osoby zewnętrzne zaangażowane w realizację usług w MediCertLab i/albo posiadające dostęp do informacji handlowych i finansowych zobowiązani są do podpisania formularza „Oświadczenia i zobowiązania pracownika lub współpracownika”.
MediCertLab może ujawnić informacje poufne tylko wtedy, gdy jest zobowiązana do tego przez prawo lub upoważniona przez zobowiązania wynikające z umów z Klientem. W takim przypadku Klient lub osoba, której to dotyczy, zostaną powiadomione z wyprzedzeniem o tych informacjach, które MediCertLab zamierza udostępnić publicznie, o ile nie jest to zabronione przez prawo.
Ochrona praw własności Klienta i MediCertLab.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej MediCertLab oraz jej pracownicy korzystają wyłącznie z legalnych i autoryzowanych źródeł informacji.
Spółka i jej pracownicy są zobowiązani do rzetelnego i prawdziwego informowania o działalności firmy, w szczególności dotyczącej oferowanych usług, bez wprowadzania odbiorców w błąd.
Każdy pracownik ma obowiązek zachowania poufności informacji stanowiących tajemnicę służbową Spółki i nieujawniania ich osobom nieuprawnionym.
Pracownicy nie mogą przekraczać zakresu udzielonych im pełnomocnictw ani uprawnień wynikających z zajmowanego stanowiska, a także wykorzystywać swojej pozycji w Spółce do celów prywatnych, w tym finansowych.
Zabronione jest wykorzystywanie informacji, know-how, własności intelektualnej (np. patentów, rozwiązań) oraz majątku MediCertLab (sprzętu, aparatury, pojazdów służbowych, laboratoriów mobilnych) do osiągania osobistych korzyści, także pośrednio przez członków rodziny, oraz prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec MediCertLab.
Wykorzystywanie zasobów i know-how MediCertLab do celów osobistych oraz w sposób sprzeczny z obowiązującym prawem jest surowo zabronione.
MediCertLab oraz jej pracownicy mają obowiązek poszanowania know-how oraz własności intelektualnej osób trzecich i nie mogą ich naruszać.
Monitorowanie działań przez klienta
Klient, na własne życzenie, po wcześniejszym uzgodnieniu z dyrektorem lub kierownikiem danej Jednostki Spółki terminu i czasokresu, ma prawo wstępu na miejsce realizacji usługi i uczestniczenia przy jej wykonywaniu lub przeprowadzenia audytu/inspekcji warunków techniczno-organizacyjnych.
W obecności klienta wykonywane są te czynności, które jego dotyczą, wydający zgodę na obecność klienta zapewnia zachowanie poufności działań i informacji, które nie dotyczą klienta i realizowanej dla niego pracy.
Przechowywanie danych i zapisów
Sprawozdania, raporty lub inne formy dokumentujące na piśmie wyniki działalności usługowej są własnością klienta (o ile umowa nie stanowi inaczej). Są one przekazywane klientowi w uzgodnionej ilości egzemplarzy bezpośrednio, pocztą lub w inny uzgodniony sposób na adres ustalony w umowie.
Pozostałe w MediCertLab egzemplarze dokumentów przechowywane są wraz z zapisem na nośniku magnetycznym w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom postronnym. Przedrukowywanie opracowań w całości lub fragmentach (zawierających tajemnicę zawodową lub informacje uznane przez strony jako poufne) i przekazywanie innym organizacjom (osobom trzecim) może odbywać się tylko za zgodą klienta wyrażoną na piśmie, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. W odniesieniu do dokumentów istniejących w postaci cyfrowej pracownicy są zobowiązani do przestrzegania instrukcji „Instrukcja systemu informatycznego”.
Przekazywanie i wykorzystanie danych i zapisów
Osobami uprawnionymi do przekazywania klientowi informacji o przebiegu usługi są dyrektorzy lub kierownicy poszczególnych Jednostek Spółki, w której usługa jest realizowana oraz osoba odpowiedzialna za realizację umowy/zlecenia.
Przywoływanie wyników uzyskanych w czasie wykonywanych usług, w opracowaniach naukowych i publikacjach może odbywać się tylko za zgodą klienta wyrażoną na piśmie.
Przekazywanie informacji nt. wykonywanych prac (np. wyników badań i pomiarów) telefonicznie lub za pomocą e-mail możliwe jest jedynie za zgodą klienta, osobie upoważnionej i wskazanej w umowie.